Pentru echipele de achiziții, juridic și DPO
Fișa de securitate și protecție a datelor
Tot ce verifică un DPO despre programele „Menopauza la Locul de Muncă” — pe o singură pagină. DPA disponibil la cerere.
1. Părțile și rolurile
| Furnizor | [Denumirea legală a entității, nr. înregistrare, sediu — Irlanda] [se completează la lansare] |
| Contact protecția datelor | [email dedicat] [se completează] |
| Rol GDPR — sondajul de puls | Datele sunt anonime prin construcție (vezi §3); pentru datele administrative de proiect (contacte HR), furnizorul este operator independent. |
| Rol GDPR — sesiuni & training | Nu se colectează date personale ale participanților; prezența o gestionează angajatorul. |
2. Ce date ating serviciile noastre — pe produs
| Produs | Date | Unde sunt stocate | Retenție |
|---|---|---|---|
| Sondaj anonim de puls | Doar valori pe scale închise 1–5 + codul companiei + ziua (fără nume, email, IP stocat cu răspunsurile, text liber sau identificatori) | Bază de date UE (Supabase, regiunea Frankfurt) | Rânduri brute: maximum 12 luni de la închiderea sondajului (pentru comparația anuală), apoi se șterg; agregatele anonime se păstrează nelimitat (benchmark) |
| Raportul pentru HR | Exclusiv agregate; prag tehnic n≥5 aplicat pe server (sub prag, raportul nu se generează) | Generat la cerere; PDF-ul rămâne la client | — |
| Formulare site (contact/ofertare) | Nume, email de serviciu, companie, mesaj | Netlify Inc. (SUA) — transfer în temeiul EU–U.S. DPF/SCC, cu DPA | Max. 24 luni de la ultima corespondență |
| Aplicația „Asistentul Midlife” | Datele rămân integral pe dispozitivul utilizatoarei (localStorage); niciun cont, niciun server | Dispozitivul utilizatoarei | Controlată de utilizatoare (ștergere din aplicație) |
3. Anonimatul sondajului — garanții tehnice, nu promisiuni
- Colectare minimală: formularul nu conține câmpuri de identificare și nu folosește autentificare; răspunsurile sunt exclusiv scale închise (vector de re-identificare prin text liber: eliminat prin design).
- Data trunchiată la zi — previne corelarea cu loguri de acces/badge.
- Acces la date brute: cheia publică din site permite doar INSERT (Row Level Security); citirea rândurilor brute este imposibilă din client. Agregatele se obțin exclusiv printr-o funcție de server care refuză orice răspuns sub 5 înregistrări.
- Model cu două chei: codul de participare (distribuit angajatelor) permite doar trimiterea răspunsurilor; raportul agregat cere suplimentar un token de raport — cheie generată automat, transmisă doar persoanei de contact HR, rotabilă la cerere (rotirea invalidează imediat vechiul link).
- Angajatorul nu vede niciodată rânduri individuale — nici la cerere. Aceasta este o condiție contractuală, nu doar tehnică.
- Limitare asumată (dedup): prevenirea răspunsurilor duble este best-effort, per dispozitiv — o deduplicare strictă ar cere identificarea respondentelor, ceea ce refuzăm prin design. La eșantioanele tipice, impactul statistic este neglijabil.
- Bilingv: sondajul se livrează în română și engleză (același set de întrebări, aceleași scale) — pentru echipele cu personal internațional.
- Loguri de infrastructură: logurile implicite ale furnizorului (care pot include IP la nivel de rețea) au retenție scurtă și nu sunt asociate răspunsurilor; configurația se documentează la onboarding.
4. Subprocesatori
| Furnizor | Serviciu | Locație/transfer |
|---|---|---|
| Supabase | Baza de date a sondajului | UE (Frankfurt) |
| Netlify Inc. | Găzduire site + formulare | SUA — EU–U.S. DPF/SCC |
| Anthropic | Funcții AI opționale (dezactivate implicit; activare doar la cererea scrisă a clientului; nicio dată de sondaj) | SUA — EU–U.S. DPF / SCC, conform DPA Anthropic |
| [Furnizor email] | Corespondență/newsletter | [se completează la lansare] |
5. Măsuri organizatorice
- Site static, fără CMS și fără suprafață de administrare expusă; fără cookie-uri de urmărire; resurse găzduite propriu (fără CDN-uri terțe la încărcarea paginilor).
- Conținutul programelor este strict non-medical; întrebările medicale ale angajatelor sunt redirecționate către medicii proprii — serviciul nu creează dosare de sănătate.
- Asigurare de răspundere profesională: [asigurător, plafon — se completează].
- Incidente: notificare către client în maximum 48h de la constatare, cu plan de remediere.
6. Documente disponibile la cerere
Acord de prelucrare a datelor (DPA) · clauzele-cadru de contract (confidențialitate, reprogramare, plafon de răspundere) · descrierea tehnică extinsă a arhitecturii sondajului · politica de confidențialitate publică (metodamidlife.ro/confidentialitate.html).